Tegenwoordig worden steeds meer projecten in de AV-sector op officiële wijze aanbesteed. Zo heeft de NPO dit jaar, na een veelomvattende selectieprocedure, een stuk of twaalf facilitaire bedrijven aangewezen die de komende jaren offertes mogen uitbrengen. Het doel van zo’n aanbesteding is om transparant en objectief de beste aanbieder te kiezen voor elk project. Offertes van verschillende partijen worden vergeleken op basis van vooraf vastgestelde criteria, zoals prijs, kwaliteit, planning, maar bijvoorbeeld ook duurzaamheid. Een ‘tender’ moet het maken van illegale prijsafspraken voorkomen. Het achterliggende idee is een garantie voor gelijke kansen en een eerlijke concurrentie.
Dat klinkt goed en er valt zeker iets voor dit systeem te zeggen, maar toch hoor ik mijn opdrachtgevers regelmatig mopperen over het feit dat ze tegenwoordig aan allerlei gekke voorwaarden moeten voldoen om in aanmerking te komen voor een opdracht. ‘We moeten telkens weer door een hoepeltje springen’, hoorde ik iemand zeggen.
Het meedoen aan zo’n tender betekent dat bedrijven eerst moeten investeren in omvangrijke presentaties om überhaupt mee te kunnen doen. Vervolgens moeten de partijen die door de ballotage zijn gekomen voor iedere aanvraag opnieuw een uitvoerig werkstuk aanleveren. Uitgebreide beschrijvingen zijn vereist om een relatief overzichtelijke opdracht in de wacht te slepen. Dit kost veel tijd en energie aan de kant van de opdrachtgever, maar vooral ook bij alle opdrachtnemers. Meestal levert dat helemaal niks op. Zo wordt bijvoorbeeld voor elk project in de offertefase een complete planning opgevraagd. Facilitaire bedrijven moeten al in een vroeg stadium het hele team samenstellen, terwijl ze nog niet eens zeker weten of ze de opdracht daadwerkelijk krijgen.
Zo kan het gebeuren dat een freelance cameraman soms door vier verschillende facilitaire bedrijven wordt benaderd met een optie voor hetzelfde project. Dan zou je denken dat het niet meer uitmaakt aan welk facilitair bedrijf de opdracht wordt gegund, maar ik ben zeker niet de enige cameraman die al meerdere keren een hele periode heeft vrijgehouden en dat er uiteindelijk toch nog een vijfde firma er met het project vandoor ging. Dit kost freelancers dus geld, omdat zij in zo’n geval andere opdrachten afhouden. Het wordt ook een enorme chaos in de agenda als er in een drukke periode om tientallen opties wordt gevraagd.
De laagste prijs geeft meestal de doorslag. Dat lijkt logisch, maar bij het uitvragen van offertes is meestal nog niet precies bekend wat er daadwerkelijk nodig is om een productie goed in beeld te brengen. Zo kan een facilitair bedrijf soms in de offertefase enorm stunten met prijzen, in de wetenschap dat er later nog van alles bij komt, waar ze vervolgens de hoofdprijs voor vragen. Het is een spel geworden.
Maar wat ik persoonlijk vooral vervelend vindt aan het systeem van aanbesteden is dat het nauwelijks nog telt of je op de werkvloer een goede relatie hebt opgebouwd met de opdrachtgever, als inkopers in kantoorgebouwen vooral kijken naar een papieren werkelijkheid. Resultaten behaald in het verleden bieden nauwelijks nog garanties voor de toekomst. Specifieke kennis met betrekking tot een bepaald project en ervaring zijn steeds vaker van ondergeschikt belang. Dat is zonde. Ik heb het al zo vaak meegemaakt dat een klant na afloop van een project super enthousiast was, omdat wij erg ons best hadden gedaan, maar dat we een volgende keer keihard te horen kregen dat een andere partij op papier een beter verhaal had. Zo krijg je de indruk dat het weinig zin heeft om een stapje harder te lopen of om iets extra’s uit de materiaalwagen te trekken waar het eindresultaat beter van wordt of om een klant te helpen.
In mijn ogen komen aanbestedingen de creativiteit, het onderling vertrouwen en de continuïteit niet ten goede. Natuurlijk mag een opdrachtgever wisselen van leverancier als ze niet tevreden zijn, maar nu krijg ik vooral de indruk dat het alleen nog draait om het dubbeltje en de eerste rang. Dat is niet gezond voor onze industrie. Aanbestedingen leiden niet tot betere eindresultaten en onder de streep zal het ook niet veel goedkoper zijn. Ik geloof toch echt meer in geven en nemen. Lang leve de loyaliteit en samenwerking!
Deze column schreef ik voor het vakblad AV&Entertainment Magazine en is gepubliceerd in het januarinummer van 2026.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten
Ik wil reacties altijd eerst even lezen, voor ze op dit weblog worden geplaatst. Daarom kan het even duren voor een reactie wordt gepubliceerd. Ik plaats niet zomaar elke reactie. Het is mijn weblog, dus ik bepaal wat ik een goede reactie vind en wat niet. Als je het er niet mee eens bent, dan moet je lekker zelf een weblog beginnen.
Anonieme reacties zal ik extra kritisch bekijken.